Au secours, on change de logiciel de clinique !

#managementveterinaire

“Tu as entendu la nouvelle ? On va bientôt changer de logiciel ! Ça va être la cata c’est sûr !” La transition vers un nouveau logiciel suscite forcément de l’inquiétude auprès de votre équipe. Comment aborder sereinement cette transition ?

Pourquoi cette peur du changement ?

L’aversion pour le changement est un trait humain universel qui trouve racine dans la biologie de notre cerveau. Lorsqu’une action est répétée, celui-ci se forge un chemin neuronal ou une habitude. Ces automatismes facilitent des actions routinières permettant d’effectuer des tâches sans y penser activement.

Changer de logiciel va perturber les automatismes de votre équipe. Une étude de McKinsey & Compagnie, société de conseil en management international, révèle qu’environ 70% des initiatives de changement dans les entreprises échouent. Cependant, lorsque les membres de l’équipe sont impliqués dans ce processus de changement, le taux de succès augmente de 30%.

La transition d’un logiciel métier bien maîtrisé à un nouvel outil de travail peut sembler effrayante. L’appréhension de votre équipe est naturelle, touchant à l’inconnu et au défi de devoir s’adapter à des processus différents.

Les impacts du changement

L’adoption d’un nouveau logiciel place votre équipe sur une courbe d’apprentissage émotionnelle et technique, décrite par la psychiatre Elisabeth Kübler-Ross. Selon elle, cette évolution suit quatre étapes clés :

1. Le choc : “Quoi ? On va changer de logiciel ? Mais pourquoi ? Macrovet fonctionne correctement, on l’utilise depuis 7 ans. Est-ce qu’Informativet qu’on va nous installer va être plus rapide pour rentrer le dossier d’un nouveau client ?” Dans cette première étape, il est important de permettre à votre équipe de s’exprimer sans forcer l’adhésion.
2. La remise en question : “Avec Informativet la gestion des stocks serait plus facile. Peut-être pas si mal finalement.” Cette phase de réflexion permet à chaque membre de votre équipe de mesurer les efforts d’adaptation nécessaire.
3. La remobilisation : “Bon, ça va nous prendre un peu de temps, mais je trouve ce système d’enregistrement des numéros de lot pas mal pour la gestion des ordonnances.” Malgré une tendance à voir le changement de manière négative, une réflexion constructive se développe. Votre équipe peut commencer à accepter l’idée et voit le potentiel d’amélioration dans son quotidien.
4. L’engagement : “L’interface est super intuitive. On peut même proposer des questionnaires de satisfaction automatisés avec l’envoi des factures. C’est top !” Cette dernière étape est celle de l’adoption du changement. Vétérinaires et ASV réajustent leurs méthodes de travail, s’engageant pleinement avec le nouveau logiciel.

Les stratégies pour faciliter le changement

Il est nécessaire de réfléchir au plan d’action à mettre en place :

Définir clairement le changement :

• Expliquez à votre équipe vos motivations et identifiez clairement les fonctionnalités et les processus impactés. “Informativet est un logiciel en ligne, avec des fonctionnalités très pratiques comme la prise de rendez-vous en ligne, Vokare, VisioCare Consult… le tout sur une même interface”.
• Offrez une vision concrète de son utilisation quotidienne en présentant à toute votre équipe une démo de l’outil autour d’un déjeuner pizza par exemple.

Impliquer activement vétérinaires et ASV :

• Valorisez les fonctionnalités spécifiques qui amélioreront leur quotidien, telles que la gestion des stocks, les accès au planning ou même une facturation simplifiée.
• Planifiez des sessions de formation sur leur temps de travail en variant les formats (ateliers, webinars, tutoriels).
• Encouragez le partage d’expérience par le biais de réunions ou la création d’un canal dédié sur votre réseau d’entreprise.

Soutenir votre équipe :

• Limitez les rendez-vous non urgents et proposez un calendrier de formation en tenant compte des pics d’activité de la clinique. Cela évitera toute surcharge de travail pour une prise en main sans stress.
• Assurez-vous de communiquer clairement à tous le numéro de l’assistance technique afin de garantir une solution rapide à tout problème éventuel.
• Désignez un membre de votre équipe formé qui pourra servir de référent auprès de ses collègues.

Durant la phase d’adaptation, organisez des échanges réguliers pour recueillir les retours d’expérience de chacun. Utilisez ces sessions pour identifier les points de difficultés et adapter vos stratégies de formation en conséquence.

Une appréhension initiale est parfaitement normale lorsqu’il s’agit de changer nos routines, surtout dans le cas du logiciel métier avec lequel nous travaillons tous de façon continue. Vous avez probablement traversé vous-même ces étapes avant de prendre une telle décision. Cependant, une fois la période d’incertitudes surmontée, la prise en main deviendra elle aussi une nouvelle habitude et tout ne sera plus qu’histoire ancienne, à se demander comment vous faisiez…. avant.

Stéphanie Evrard, ASV

👉 Sources :

https://www.veterinarypracticenews.com/change-super-power/
https://www.mckinsey.com/featured-insights/leadership/changing-change-management
https://www.e-marketing.fr/Thematique/academie-1078/fiche-outils-10154/La-courbe-d-apprentissage-du-changement-325580.htm
https://bloculus.com/le-changement-c-est-lentement/

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