L’offboarding

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Réaliser un offboarding, ou comment bien dire au revoir à vos collaboratrices et collaborateurs ?

Pour une clinique, le départ d’un vétérinaire ou d’une ASV, représente une étape sensible. Un processus d’offboarding bien orchestré est essentiel pour assurer une transition harmonieuse, préserver la cohésion de l’équipe et maintenir la qualité des soins prodigués aux animaux. Comment transformer cette phase en une opportunité constructive pour votre clinique ?

Pourquoi réaliser un offboarding ?

1. Maintenez la continuité des soins et des services

Le départ d’un ou d’une vétérinaire ou ASV peut perturber le fonctionnement quotidien de la clinique. Une transition mal gérée risque d’entraîner des retards dans les soins, des erreurs administratives ou une surcharge de travail pour les membres restants de l’équipe.

Un processus d’offboarding structuré garantit que les dossiers des patients sont correctement transférés et que les responsabilités sont redistribuées de manière équitable, assurant ainsi une continuité des services sans heurts.

Par exemple, il est tentant de répartir les missions de la personne sortante sur les membres de l’équipe déjà en poste, en attendant que la nouvelle recrue prenne ses marques. Mais cette organisation provisoire peut rapidement alourdir la charge de travail de l’équipe. Quand c’est possible, mieux vaut prévoir un vrai temps de passation entre l’ancien et le nouveau collègue.

2. Préservez l’image de la clinique

La manière dont une clinique gère le départ de ses employés reflète sa culture d’entreprise et peut influencer sa réputation. Un offboarding respectueux et professionnel envoie un message positif aux clients, aux partenaires et aux futures recrues. Il démontre que la structure valorise ses ses vétérinaires et ses ASV jusqu’à la fin de leur contrat, renforçant ainsi la marque employeur et l’attractivité de la clinique.

3. Recueillez des feedbacks constructifs

Le départ d’un membre de l’équipe offre une occasion unique de recueillir des retours honnêtes sur le fonctionnement interne de la clinique. Lors d’un entretien de départ, le personne peut partager ses impressions sur l’ambiance de travail, les processus en place ou les défis rencontrés. Ces informations sont précieuses pour identifier les axes d’amélioration pour votre clinique et renforcer la satisfaction des employés actuels et futurs.

Les étapes d’un offboarding réussi

• Planifiez et communiquez

Dès que le départ est acté, il est crucial de planifier la transition. Informez toute l’équipe rapidement pour éviter les rumeurs et préparez un plan détaillé de réaffectation des tâches. Cette transparence permet de rassurer le personnel et de maintenir un climat de confiance au sein de la clinique.

• Transmettez les responsabilités

Organisez des sessions de passation entre le vétérinaire ou l’ASV sortant et les membres de l’équipe concernés. Cela inclut la mise à jour des dossiers patients, la transmission des protocoles spécifiques comme l’entretien des analyseurs et le partage des contacts clés. Une documentation claire facilite la continuité des soins et évite les pertes d’informations essentielles comme des fiches de postes par exemple.

• Gérez la partie administration

Assurez-vous que toutes les formalités administratives sont accomplies : récupération du matériel comme le badge d’accès, désactivation des accès informatiques et mise à jour des autorisations. Cette étape est essentielle pour protéger la clinique contre les risques liés à la sécurité des données.

• Réalisez un entretien de départ

Proposez un entretien de sortie pour comprendre les raisons du départ et recueillir des suggestions d’amélioration. Cet échange doit se dérouler dans un climat d’écoute et de respect, permettant au membre de l’équipe soignante sortant de s’exprimer librement et à la clinique de bénéficier de retours constructifs.

Transformer ce départ en opportunité

Renforcez la cohésion d’équipe

En impliquant l’équipe dans le processus de transition, en sollicitant leurs avis et en reconnaissant leurs efforts supplémentaires, la clinique favorise un sentiment d’appartenance, de reconnaissance et de solidarité. Ce départ peut permettre de resserrer les liens.

Célébrez ce départ

Un départ, c’est aussi une page qui se tourne pour la personne qui part comme pour l’équipe. Organiser un pot de départ, même simple, est une façon concrète de marquer ce moment de manière positive. Cela permet de remercier le vétérinaire ou l’ASV pour son engagement, de reconnaître son travail et de créer une atmosphère de reconnaissance plutôt que de vide ou de rupture.

C’est aussi l’occasion de rassembler l’équipe dans un cadre moins formel, de partager souvenirs, anecdotes et émotions.

Maintenez des relations professionnelles

Garder le contact avec les anciens membres de l’équipe soignante peut s’avérer bénéfique. Ils peuvent devenir des ambassadeurs de la clinique, recommander des clients ou des candidats, voire revenir enrichis de nouvelles expériences. Entretenir un réseau d’anciens employés contribue à renforcer la réputation et l’influence de la clinique dans le milieu vétérinaire.

Par exemple, si une vétérinaire quitte votre structure pour rejoindre une clinique qui ne propose pas de spécialité en cardiologie, mais que c’est une compétence forte chez vous, elle pourra continuer à vous adresser des cas. Et inversement : selon les spécificités de chaque établissement, ce type de collaboration post-départ peut s’avérer bénéfique des deux côtés.

Conclusion

Un offboarding bien mené est un atout pour assurer la pérennité et la réputation d’une clinique vétérinaire. En traitant chaque départ avec professionnalisme et empathie, vous démontrez que chaque membre est valorisé, même lors de son départ.

Et vous, quelles stratégies mettez-vous en place pour transformer le départ d’un collaborateur en une occasion d’amélioration et de renforcement de votre équipe ?

Audrey QUENET, ASV

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